La certification QUALIOPI est destinée aux organismes de formation est entrée définitivement en vigueur le 1er janvier 2022. Elle est obligatoire pour prétendre aux financements publics, ainsi que pour s’assurer de la confiance des bénéficiaires. Toutefois, dans les faits, QUALIOPI, c’est quoi ?
Concrètement, QUALIOPI, c’est quoi ?
Qualiopi émane de la loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel. Elle atteste de la qualité des prestataires d’actions de formation concourant au développement des compétences, condition nécessaire pour accéder à des fonds publics ou mutualisés. Qualiopi devient ainsi le gage de qualité pour les acteurs de la formation professionnelle.
La certification Qualiopi est valable trois ans. Les principaux critères évalués sont :
- Des résultats probants ;
- Le niveau de compétence des formateurs ;
- L’adaptation des prestations aux besoins des bénéficiaires (y compris pour les personnes en situation de handicap) ;
- De bonnes conditions d’accueil et d’accompagnement des stagiaires ;
- La mise en œuvre de moyens techniques et pédagogiques adéquats ;
- La prise en compte des appréciations de toutes les parties prenantes.
Pourquoi la certification Qualiopi est-elle si importante ?
Qualiopi est le gage de qualité du domaine de la formation professionnelle. Un candidat à la formation, qu’il soit un particulier ou qu’il s’agisse d’une entreprise désirant former ses salariés, vous fera davantage confiance, grâce à cette certification. Le logo Qualiopi sur vos supports de communication montre que vous l’avez obtenue.
Par ailleurs, elle vous facilitera l’accès aux fonds publics et autres aides mutualisées pour prendre en charge tout ou partie des prestations de formation proposées.
Les démarches pour obtenir Qualiopi
Un organisme de formation souhaitant obtenir la certification Qualiopi choisit un certificateur appartenant à la liste du ministère du Travail. Il doit ensuite formuler sa demande, puis signer un contrat entre son entreprise et l’organisme certificateur, avant qu’un auditeur indépendant soit chargé de vérifier la conformité de ces process au registre national de la qualité (RNQ) des organismes de formation.
Les 7 critères du référentiel national de qualité RNQ
Les 7 critères du référentiel national de qualité, ainsi que les 32 indicateurs qui en découlent, permettent de guider l’auditeur dans son analyse.
Critère numéro 1 – 3 indicateurs
Les conditions d’information, les délais et des indications de résultats, y compris les conditions d’accès des personnes en situation de handicap. Les 3 indicateurs visent à prouver que la communication de l’organisme est efficace, inclusive, et ses prestations de bonne qualité.
Critère numéro 2 – 5 indicateurs
Identification des objectifs des formations et pertinence par rapport aux besoins des stagiaires. 4 des 5 indicateurs sont rédhibitoires. Ils permettent de prouver l’excellence des formations relativement à leur contenu, mais aussi grâce à la corrélation entre leur contenu et le public visé.
Critère numéro 3 – 8 indicateurs
L’accueil et le déroulé pédagogique proposés aux stagiaires. Cinq indicateurs peuvent générer une non-conformité majeure. Ils vérifient que l’organisme ne se contente par de délivrer une formation, mais s’adapte aux besoins de ses stagiaires et est capable de les assister s’ils peinent à atteindre leurs objectifs.
L’indicateur Qualiopi n°10 est plus particulièrement à surveiller.
Pour en saisir toute la complexité, il faut revenir à l’esprit de la loi sur la formation professionnelle de 2018, qui insiste sur l’individualisation et la modularité des offres de prestation.
Critère numéro 4 – 4 indicateurs
L’adéquation entre les moyens pédagogiques, techniques, encadrements et prestations mis en œuvre. Ces 4 indicateurs permettent de vérifier que l’organisme met à disposition les moyens nécessaires pour mener à bien ses prestations.
Critère numéro 5 – 2 indicateurs
La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de la formation. Il s’agit d’un critère crucial qui est très délicat à rectifier en cas de non-conformité. Les deux indicateurs liés à ce critère sont examinés de très près. S’ils ne sont pas respectés, ils entrent directement dans la catégorie des potentielles non-conformités majeures.
Critère numéro 6 – 7 indicateurs
L’investissement du prestataire dans son environnement professionnel et son ancrage dans la réalité du terrain, notamment son activité de veille réglementaire, professionnelle et technologique. L’organisme doit sans cesse se renouveler et évoluer en même temps que le monde professionnel. Il doit tenir compte des méthodes de travail, des changements de réglementation, des technologies sans cesse développées, etc. Il doit également s’entourer de partenaires compétents, en phase avec les enseignements et le terrain. Enfin, l’indicateur 26 qui rappelle l’importance d’être en capacité d’accueillir et/ou de renseigner des apprenants en situation de handicap.
Trois des sept indicateurs de ce critère peuvent déboucher sur des non-conformités majeures. Découvrez notamment plus en détails l’indicateur Qualiopi 27 concernant la sous-traitance et le portage.
Critère numéro 7 – 3 indicateurs
La prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées. En d’autres termes, la mise en place de la boucle de qualité – amélioration continue- inhérente à tout processus du même nom. 2 des 3 indicateurs sont rédhibitoires. Ils prouvent l’importance, pour le régulateur, de tenir compte de son environnement et d’être attentif aux résultats en sortie de formation.
L’audit Qualiopi se passe comment ?
Quelques règles concernant l’audit Qualiopi
Chaque organisme est examiné en fonction des 7 critères et des indicateurs qui lui sont applicables, selon ses spécificités (AF, VAE, BC ou CFA).
L’auditeur établit une analyse objective basée sur les documents présentés par l’organisme, ainsi que sur des entretiens et des observations. Il rédige alors un rapport qu’il transmet à l’organisme certificateur (exemple : Afnor certification). Un comité est ensuite chargé de statuer sur l’obtention de la certification Qualiopi. L’audit est réalisé sur une sélection de formations échantillonnées (équivalent à 10% du niveau d’activité annuel de l’OF). L’auditeur veille à ce que cet échantillon soit représentatif.
La durée de l’audit dépend de la taille de votre organisme de formation : durée minimum pour un audit initial = 1 journée.
Le calendrier de la certification Qualiopi
La conformité au référentiel Qualiopi est confirmée par deux audits.
Le premier audit (appelé audit initial) a pour objet de vérifier la conformité de votre OF au référentiel national de qualité et donc, de déterminer si vous êtes éligible à la certification Qualiopi. Le second audit (ou audit de surveillance) a lieu entre 14 et 22 mois plus tard. Il examine la continuité de votre travail depuis l’audit initial, en vérifiant que vos points forts le sont toujours et que les éventuels points de vigilance qui auraient transparu lors de l’audit initial ont été corrigés. L’audit pour le renouvellement de votre certification Qualiopi se tient au bout des trois ans.
A noter : il est obligatoire que l’audit initial se déroule sur site (sauf décision contraire du COFRAC, par exemple). En revanche, l’audit de surveillance se tient habituellement à distance.
Le traitement des points de non-conformité
Si vous êtes mal préparé à l’audit, il peut vous être demandé de traiter des points de non-conformité. Un délai réglementaire vous est imposé. Il dépend de la nature des indicateurs concernés. Les actions visant à lever ces non-conformités doivent être mises en œuvre entre 3 et 6 mois après l’audit.
Il ne revient pas à l’auditeur de vous prescrire les actions à réaliser. Si vous doutez de la stratégie à adopter, Wolff Consulting, cabinet conseil en certification QUALIOPI est là pour vous conseiller.
Se préparer à la certification avec un accompagnement Qualiopi
Il vous est souvent conseillé de suivre une formation à la certification Qualiopi. Dans tous les cas, Wolff Consulting vous proposera un programme sur mesure.
Ensuite, la préparation à la certification Qualiopi se poursuit par un diagnostic qui permet de passer en revue tous les indicateurs qui seront à auditer. Lors de cette étape essentielle, nous vous aidons à identifier les preuves de conformité et à les associer aux bons indicateurs.
Sous la forme d’un programme de coaching individualisé, nous vous conseillons sur les actions à mettre en œuvre afin de répondre, au mieux, aux exigences de la certification Qualiopi.
À la fin du programme, Wolff Consulting procède à un audit à blanc, afin de valider vos efforts et vérifier qu’ils sont suffisants au vue des exigences de la certification Qualiopi. S’il subsiste quelques lacunes dans votre organisation, nous vous conseillons pour les rectifier.
Se préparer dans l’optique de l’audit de surveillance avec un audit blanc Qualiopi
On se tient à votre disposition pour répondre à toutes vos interrogations, ainsi qu’à vos besoins de conseil, de formation ou d’audit à blanc (appelé aussi audit de préparation).
Pour se préparer à l’audit de surveillance, réaliser un audit à blanc (3 à 4 mois au préalable), est fortement conseillé. D’une part, c’est l’exercice idéal pour identifier les nouveaux écarts survenus dans le temps. D’autre part, il permet de remobiliser toute l’équipe autour du même objectif.
Wolff Consulting est un cabinet de conseil, de formation et d’audit. Depuis novembre 2019, nous sommes nous-mêmes auditeurs certifiés pour le référentiel Qualiopi. Nous avons accompagné plusieurs dizaines d’organismes de formation et consacré plus de 100 jours à auditer des OF de toutes les tailles pour Afnor certification : taux de satisfaction des clients, supérieur à 95%, selon Afnor certification (2022),
A noter que Dominique Wolff, le dirigeant de WOLFF Consulting, a lui-même été DGA d’une très grande école, et gérant de son propre organisme de formation, avant de lancer son activité de cabinet conseil Qualiopi.
Dominique WOLFF
