Les événements constituent aujourd’hui des moments majeurs de rencontre, d’échange et de rayonnement pour les organisations. Ils mobilisent cependant des ressources importantes : déplacements, logistique, restauration, énergie ou production de déchets.

Face à ces enjeux, la norme ISO 20121 propose un cadre international permettant de structurer un management responsable des événements, conciliant performance organisationnelle, responsabilité sociétale et amélioration continue.

Chez WOLFF Consulting, nous accompagnons les organisations souhaitant engager ou structurer une démarche ISO 20121, depuis le diagnostic initial jusqu’à la préparation à la certification.

Notre approche repose sur une conviction simple : une démarche responsable ne doit pas être seulement documentaire. Elle doit être opérationnelle, pilotable et adaptée à la réalité des événements.

La norme ISO 20121 : un cadre international pour des événements responsables

La norme ISO 20121 est le référentiel international dédié au management responsable des événements. Elle permet aux organisations d’intégrer les principes du développement durable dans l’ensemble du cycle de vie d’un événement :

• conception et planification
• organisation logistique
• mobilisation des prestataires
• gestion des impacts environnementaux et sociétaux.

Elle repose sur la mise en place d’un système de management, inspiré des logiques d’amélioration continue utilisées dans les normes internationales. Les organisations engagées dans une démarche ISO 20121 doivent notamment :

• identifier leurs impacts environnementaux et sociétaux
• analyser les attentes de leurs parties prenantes
• définir une politique et des objectifs responsables
• mettre en place des actions concrètes
• suivre et améliorer leurs performances.

Cette approche s’inscrit pleinement dans une démarche de responsabilité sociétale des organisations.

Des événements majeurs déjà engagés dans la norme ISO 20121

De nombreux événements internationaux ont choisi de structurer leur démarche responsable grâce à la norme ISO 20121. Parmi eux figure notamment 24 Heures du Mans, qui a engagé une démarche structurée afin de réduire l’impact environnemental de la manifestation et d’améliorer la gestion durable de l’événement. D’autres événements internationaux, comme VivaTech, ont également structuré leurs pratiques dans une logique de responsabilité sociétale et de management durable.

Ces initiatives illustrent une tendance de fond : l’ensemble du secteur événementiel s’engage progressivement dans une démarche plus responsable.

Une démarche qui concerne toute la chaîne de valeur évènementielle

Contrairement à une idée reçue, la norme ISO 20121 ne concerne pas uniquement les organisateurs d’événements. Elle s’adresse à l’ensemble des acteurs impliqués dans la conception et la réalisation d’un événement :

Organisateurs d’événements

• agences événementielles
• organisateurs de salons et congrès
• festivals culturels
• événements sportifs.

Sites accueillant des événements

• centres de congrès
• parcs d’exposition
• équipements culturels ou sportifs.

Prestataires de l’écosystème événementiel

• restaurateurs et traiteurs
• loueurs de matériel événementiel
• entreprises de logistique et transport
• prestataires techniques (son, lumière, scénographie).

Collectivités territoriales

• villes organisatrices d’événements
• offices de tourisme
• établissements publics.

La réussite d’un événement responsable repose sur l’engagement coordonné de l’ensemble de ces acteurs.

Notre approche de l’accompagnement ISO 20121

Chaque organisation dispose d’une maturité différente en matière de responsabilité sociétale. Notre accompagnement vise donc à construire une démarche adaptée à votre contexte et à vos objectifs. Un accompagnement ISO 20121 s’articule généralement autour de plusieurs étapes.

Diagnostic initial

Analyse des pratiques existantes et identification des impacts environnementaux et sociétaux liés aux événements.

Structuration du système de management

Mise en place des éléments structurants :

• politique responsable
• organisation de la gouvernance
• formalisation des processus
• outils de pilotage.

Mise en œuvre opérationnelle

Accompagnement des équipes dans la mise en place des actions :

• mobilisation des collaborateurs
• intégration des enjeux responsables dans l’organisation des événements
• suivi des indicateurs.

Préparation à la certification

Vérification de la conformité du système de management et préparation à l’audit de certification.

Audit interne ISO 20121 : une étape essentielle

La norme ISO 20121 prévoit la mise en place d’un programme d’audit interne permettant de vérifier régulièrement la conformité et l’efficacité du système de management. En pratique, les organisations certifiées doivent généralement réaliser au moins un audit interne par an. Ces audits permettent notamment :

• de vérifier la mise en œuvre effective de la démarche
• d’identifier les axes d’amélioration
• de préparer les audits de certification.

Nous proposons ainsi :

• la réalisation d’audits internes ISO 20121
• des audits blancs de préparation à la certification
• un accompagnement complet vers la certification.

Notre expérience d’audit de référentiels de management permet d’apporter un regard indépendant et rigoureux sur votre démarche.

Les intervenants

L’accompagnement ISO 20121 est réalisé par deux consultants disposant d’expertises complémentaires.

Ronan Guéguen

Consultant et auditeur expérimenté en systèmes de management, Ronan intervient depuis de nombreuses années sur les référentiels ISO 9001, ISO 14001 et ISO 45001.

Auditeur certifié ICA et IRFA, il dispose d’une solide expérience des audits de certification et d’une bonne connaissance des  organisations du secteur événementiel. Dans le cadre des démarches ISO 20121, il apporte son expertise des systèmes de management audités et certifiables.

Dominique Wolff

Consultant en responsabilité sociétale des organisations (RSE) et auditeur de référentiels de management, Dominique accompagne les organisations dans la structuration de démarches responsables pragmatiques, opérationnelles et adaptées à leur contexte.

Au sein de WOLFF Consulting, il intervient notamment sur la structuration de la politique de développement durable, l’intégration de la RSE dans les pratiques de pilotage et l’accompagnement des organisations engagées dans des démarches de certification.

Cette complémentarité permet d’associer vision stratégique et compréhension opérationnelle du secteur événementiel.

 

Pourquoi se faire accompagner ?

La mise en place d’une démarche ISO 20121 constitue un projet structurant pour une organisation. Un accompagnement permet notamment :

• d’identifier rapidement les enjeux prioritaires
• de formalisation votre stratégie RSE
• de structurer une démarche robuste et auditable
• d’éviter les approches trop théoriques ou documentaires
• de préparer efficacement la certification.

L’objectif est de construire une démarche utile pour l’organisation et crédible pour ses partenaires.

Engager votre démarche ISO 20121

Vous souhaitez structurer une démarche de management responsable des événements ou préparer une certification ISO 20121 ? Un premier échange permet :

• d’analyser votre contexte et vos enjeux
• d’identifier les étapes d’une démarche adaptée
• d’envisager les modalités d’accompagnement ou d’audit interne.

Contactez WOLFF Consulting pour échanger sur votre projet et envisager les premières étapes de votre démarche ISO 20121.