Accompagnement ISO 20121 : structurer et préparer votre démarche

L’ISO 20121 est une norme internationale dédiée aux systèmes de management responsable appliqués à l’activité événementielle. Elle fournit un cadre permettant aux organisations d’identifier leurs enjeux, de définir leurs priorités et d’intégrer les principes du développement durable dans leur fonctionnement et leurs décisions.

Elle peut concerner différents acteurs de la chaîne de valeur événementielle : agences, organisateurs, prestataires techniques, lieux, sites d’accueil ou autres organisations contribuant à la réalisation d’événements.

La norme ne prescrit pas une liste d’actions identiques pour toutes les organisations. Elle demande avant tout de mettre en place un système de management cohérent avec le contexte, les enjeux et les impacts de l’organisation, puis d’en piloter l’efficacité et l’amélioration dans la durée.

L’ISO 20121 peut ainsi permettre de structurer des pratiques déjà existantes, de mieux articuler les responsabilités et les objectifs, et de disposer d’un cadre commun pour faire progresser la démarche responsable de l’organisation.

Mettre en œuvre l’ISO 20121 suppose de traduire les exigences d’un système de management en pratiques adaptées à la réalité de l’organisation. La difficulté consiste moins à produire des documents qu’à construire un dispositif cohérent, compris par les équipes et réellement utilisable au quotidien.

Un accompagnement permet notamment de :

• réaliser un diagnostic de l’existant et identifier les écarts par rapport aux exigences de l’ISO 20121 ;
• clarifier le contexte, les enjeux et les attentes des parties prenantes ;
• définir les responsabilités, les objectifs et le plan d’action ;
• structurer les processus et les documents réellement nécessaires au système de management ;
• intégrer les enjeux de responsabilité sociétale et d’achats responsables dans les pratiques événementielles ;
• construire des indicateurs permettant de suivre les résultats et les progrès ;
• préparer progressivement l’organisation aux différentes étapes conduisant à la certification ISO 20121.

L’objectif est de disposer d’un système suffisamment structuré pour répondre aux exigences de la norme, mais surtout suffisamment simple et opérationnel pour continuer à fonctionner après la certification.

L’accompagnement est adapté au niveau de maturité de l’organisation, à ses pratiques existantes et à son objectif de certification. Il suit généralement une progression permettant de construire le système de management tout en favorisant son appropriation par les équipes.

1. Diagnostic initial et analyse des écarts

Analyser les pratiques et documents existants, comprendre le contexte de l’organisation et identifier les écarts entre son fonctionnement actuel et les exigences de l’ISO 20121.

2. Identification des enjeux et des parties prenantes

Structurer l’analyse du contexte, identifier les parties prenantes pertinentes et déterminer les enjeux environnementaux, sociaux et économiques à prendre en compte dans le système de management.

3. Construction du système de management

Définir la politique, les objectifs, les responsabilités et les processus nécessaires, en recherchant un dispositif proportionné à la taille et au fonctionnement de l’organisation.

4. Déploiement dans les pratiques

Accompagner la mise en œuvre opérationnelle : plans d’action, achats responsables, relations avec les fournisseurs et partenaires, communication, suivi des engagements et sensibilisation des équipes.

5. Pilotage et évaluation des résultats

Mettre en place les indicateurs et modalités de suivi permettant d’évaluer l’efficacité du système, d’identifier les écarts et d’alimenter la démarche d’amélioration continue.

6. Préparation à la certification ISO 20121

Vérifier la cohérence et le niveau de déploiement du système avant l’intervention de l’organisme certificateur et accompagner l’organisation dans la préparation de cette dernière étape.

Les organisations du secteur événementiel présentent des caractéristiques particulières : diversité des métiers, multiplicité des prestataires, fonctionnement par projets, contraintes de délais, interventions sur différents sites et mobilisation de nombreuses parties prenantes.

La mise en œuvre de l’ISO 20121 doit tenir compte de cette réalité. Un système de management trop complexe ou déconnecté des pratiques opérationnelles risque rapidement de devenir difficile à faire vivre.

WOLFF Consulting accompagne ainsi différents acteurs de la chaîne de valeur événementielle dans la structuration de leur démarche :

• agences et organisateurs d’événements ;
• prestataires et fournisseurs de solutions événementielles ;
• lieux, sites et espaces accueillant des événements ;
• organisations souhaitant structurer leurs pratiques événementielles selon les principes de l’ISO 20121.

L’accompagnement porte une attention particulière à l’intégration des enjeux RSE dans les processus réellement déterminants : conception des événements, achats et sélection des prestataires, logistique, accessibilité, mobilisation des équipes, relations avec les parties prenantes et pilotage des impacts.

L’objectif est de construire un système de management qui puisse s’intégrer aux méthodes de travail existantes et accompagner la progression de l’organisation au-delà de la seule échéance de certification.

La préparation à la certification ISO 20121 nécessite de vérifier que le système de management construit est non seulement formalisé, mais également déployé, compris et piloté dans les pratiques quotidiennes.

WOLFF Consulting peut accompagner l’organisation tout au long de la construction et du déploiement de son système de management : diagnostic, structuration, outils, mise en œuvre, suivi des actions et préparation à la certification.

L’audit interne, une étape clé avant la certification

L’audit interne ISO 20121 permet de porter un regard indépendant sur le système avant l’audit de certification. Il contribue à identifier les éventuels écarts, à vérifier le niveau de déploiement des dispositions prévues et à repérer les derniers points nécessitant une attention particulière. L’audit interne fait également partie des exigences du système de management ISO 20121 et constitue une étape essentielle avant l’audit de certification.

Lorsque WOLFF Consulting assure l’accompagnement de l’organisation, l’audit interne peut être confié à un auditeur partenaire distinct de la mission de conseil, afin de préserver le recul et l’indépendance nécessaires à cet exercice.

Cette organisation permet d’associer continuité de l’accompagnement et regard indépendant, tout en préparant l’organisation aux conditions réelles d’un audit de système de management.

L’obtention de la certification ISO 20121 constitue une étape importante, mais elle ne marque pas la fin de la démarche. Le système de management doit ensuite continuer à évoluer avec les activités de l’organisation, ses événements, ses parties prenantes et ses enjeux.

Faire vivre la démarche suppose notamment de suivre les objectifs et les indicateurs, d’analyser les résultats obtenus, de traiter les écarts et de réinterroger régulièrement les pratiques mises en place.

Cette dynamique d’amélioration continue permet également d’éviter que le système ISO 20121 ne devienne progressivement un dispositif essentiellement documentaire. Les outils, procédures et indicateurs doivent rester utiles au pilotage de l’activité et aux décisions des équipes.

WOLFF Consulting peut ainsi intervenir au-delà de la préparation initiale à la certification, pour aider l’organisation à maintenir, simplifier ou faire évoluer son système de management au fil de sa maturité et de ses nouveaux enjeux.

Vous préparez une première certification ISO 20121, souhaitez structurer une démarche déjà engagée ou faire évoluer un système existant ?

Un premier échange permet de faire le point sur votre situation, votre niveau de maturité et vos objectifs afin de définir un accompagnement adapté à votre organisation.